La question à un million d'euros concernant les investissements inutiles...
Dans toute l'Europe, des sociétés gaspillent des millions dans des investissements en produits et services informatiques. Votre société compte-t-elle parmi celles-ci ? Il est possible qu'elle en fasse partie, sans que vous n'en soyez conscients. La question qui s'impose est donc de savoir « quelle est la cause d'un tel gaspillage ? ». Il semblerait que ceci soit principalement dû à une mauvaise utilisation ou à une mauvaise connaissance des technologies acquises de la part des employés. À quoi cela est-il dû ?
Est-ce par manque d'adéquation ? Les outils mis à la disposition des employés correspondent-ils à leurs souhaits et à leurs besoins ? Sont-ils consultés durant le processus d'achat ? Si tel est le cas, il s'agit véritablement d'un premier pas envers leur engagement et leur utilisation de la technologie dans laquelle vous avez investi. Mais la communication ne suffit pas à garantir l'adoption des achats technologiques : l'éducation est également une étape incontournable.
Les programmes de formation constituent un point de départ naturel. Le mot « formation » est néanmoins un mot valise et il ne suffit pas de se concentrer uniquement sur un aspect du processus, tel qu'un stockage efficace des documents, dans l'espoir qu'il permettra un retour sur tous les investissements informatiques. La formation doit, au contraire, être structurée sur l'ensemble des opérations, avec notamment des explications claires sur la façon dont la technologie pourrait améliorer la productivité et la rentabilité, ainsi qu'une accentuation sur les effets des achats technologies mal ciblés sur l'ensemble de l'organisation. En raison de l'adaptation et de l'évolution constante des outils commerciaux, les initiatives en matière d'éducation doivent être régulièrement réitérées et actualisées.
Les télétravailleurs, en déplacement ou à domicile, qui ne sont tout simplement jamais sur place lors des sessions de formation, figurent parmi ceux qui se considèrent souvent comme laissés pour compte. Le nombre des télétravailleurs dans le monde devrait atteindre les 1,3 milliard d'ici 2015. Il serait donc temps de s'attaquer au problème. Êtes-vous prêt à répondre aux besoins de votre force de travail mobile en constante expansion ? Alors que la majorité des employés estiment que la société pour laquelle ils travaillent disposent des systèmes adéquats pour un accès à distance, un peu plus de la moitié d'entre eux pense que les informations sont perdues en raison de la façon dont elles sont stockées, et plus d'un sur trois considèrent qu'il est difficile d'assurer un contrôle de version des documents. Il s'agit là d'un domaine qui gagnerait à être amélioré. La mise en place d'un bon programme de formation accessible à tous les employés basés hors des bureaux pourrait être une solution.
Pour garantir un retour sur les investissements réalisés par l'organisation dans le domaine de l'information, il est essentiel de faire le point sur l'ensemble de l'infrastructure informatique et son utilisation, sur site comme à distance. Une fois que les personnes chargées de la prise de décision en matière d'informatique ont parfaitement compris les éléments dont ils disposent, les avantages de la formation deviennent indéniables. En effet, deux tiers des personnes ayant reçu une telle formation se disent mieux à même d'utiliser la technologie de façon optimale dans leur gestion des informations. L'investissement ne se limite pas à l'achat de nouvelles solutions ; il est également nécessaire de procéder à une évaluation de l'ensemble des activités et du comportement des employés afin d'identifier les domaines où une amélioration de la productivité se reflèterait au niveau de la rentabilité.
