Le numéro magique est le trois.
Une efficacité à toute épreuve. Toujours requise lors des réunions exécutives, mais pas toujours assurée au jour le jour. De nos jours, elle est également vecteur à la fois d'ambition et d'anxiété pour un grand nombre des employés de bureau. Peu importe de quoi il s'agisse, une production toujours plus rapide et à des coûts toujours plus bas est exigée. Une pression grandissante ressentie par les services informatiques, qui sont chargés d'aider les employés à réaliser de tels objectifs (aussi impossibles puissent-ils être parfois).
L'amélioration de la productivité a toujours constitué une priorité, mais elle prend désormais un caractère plus urgent face aux quantités toujours plus importantes d'informations auxquelles sont confrontées les organisations, un phénomène qui va jusqu'à freiner leurs activités. Aussi insensé que cela puisse paraître, les employés passent à l'heure actuelle 25 minutes par jour en moyenne à localiser des documents archivés. Une fois multipliée par le nombre d'employés que compte votre organisation et le nombre de jours dans la semaine, une telle perte de temps peut prendre des proportions énormes qui ne peuvent plus être ignorées. Que pouvez-vous faire pour y remédier ?
Parmi les principaux facteurs souvent cités par les responsables informatiques pour améliorer la productivité au sein de vos bureaux figurent l'agilité, des communications claires et la mise à disposition des outils et de l'infrastructure correcte. Ceci dit, avez-vous déjà recherché des conseils en matière de productivité sur Google ? Les solutions proposées gravitent généralement autour de listes interminables. « Cinq conseils pour améliorer la productivité au bureau », « Huit conseils en matière de technologie qui contribueront à l'amélioration de la productivité dans votre entreprise », « Quatre conseils en matière de productivité spécial petites entreprises », ... Il semblerait que tout est une question de nombre, et qu'il vous suffit d'en choisir un !
Nous en avons retenu un tout à fait gérable : TROIS. D'après nos employés en Europe, nous pourrions facilement améliorer notre productivité en nous concentrant sur trois points essentiels : les systèmes de stockage centralisés, les processus normalisés et la formation.
La mise en place d'une infrastructure correcte et adaptée devrait constituer un point de départ. Mais c'est également à ce niveau-là que bloquent les services informatiques. Il est essentiel que les responsables technologiques n'oublient pas qu'ils sont chargés avant tout des technologies de l'information et qu'ils concentrent donc leurs efforts à la gestion de celle-ci.
Pourquoi ? Parce que près de la moitié des employés de bureau estiment qu'un partage inefficace des informations affecte la productivité de leur société. Avec toutes les duplications inutiles qu'il engendre, il vient entamer de façon à la fois considérable et inutile les ressources et le budget d'une organisation. Un tel gaspillage pourrait facilement être solutionné par la mise en place de processus normalisés. Ceux-ci varieront d'une organisation à l'autre, de la façon dont les documents sont stockés au format physique ou électronique à la nomination des fichiers selon une structure homogène.
Mais la mise en place de structures normalisées ne suffit pas : le Directeur de l'informatique doit également veiller à ce que celles-ci soient observées. Une formation continue est essentielle pour permettre aux employés de maîtriser ces méthodes et ne plus perdre de temps. Certains estiment qu'elle devrait même constituer la priorité absolue pour permettre une amélioration de la productivité au sein des bureaux. Ils reconnaissent, en effet, que mieux maîtriser les technologies qu'ils utilisent leur permettrait de mieux les exploiter et de mieux faire leur travail.
L'introduction d'une technologie permettant une meilleure communication et une simplification des flux de travail permettrait d'améliorer facilement la productivité. Mais, là encore, on peut toujours tout améliorer. De 25 minutes par jour en moyenne... Et notre règle de trois est un bon début !
