Pourquoi donner la priorité aux processus
Combien de fois vous êtes-vous retrouvé(e) en situation difficile et avez marqué un temps d'hésitation lorsqu'on vous a demandé l'emplacement d'un document ? Avez-vous déjà été retardé dans la réalisation d'un projet faute d'avoir pu trouver un dossier particulier ?
Nous avons tous connu de telles situations. Il s'agit là d'un problème fréquemment rencontré dans les lieux de travail collaboratifs, où différents employés travaillent à partir des mêmes fichiers. Près des trois quarts des employés disent que leur organisation dispose de systèmes centralisés de stockage des fichiers. Ce problème n'est donc pas dû à l'absence d'infrastructures.
En réalité, celui-ci est dû au fait que 41 % des employés continuent à enregistrer leurs documents sur leur périphérique personnel. Les employés ont tendance à adopter un processus qui leur convient, mais qui ne convient pas nécessairement à l'entreprise. Bien souvent, ils ne sont tout simplement pas conscients des conséquences que peuvent avoir leurs actions.
Cela ne signifie pas non plus que la situation est sans issue. Pour résoudre un tel problème, les directeurs des systèmes d’information doivent mettre en place des processus normalisés. Aussi peu intéressant que cela puisse sembler, ceci devrait constituer une priorité. Plus de la moitié des organisations ne disposent toujours pas de processus clairs et cohérents.
Mais l'introduction de nouveaux systèmes n'est véritablement efficace que si les employés sont informés de leur existence et qu'ils disposent de directives spécifiques les concernant. Faute de quoi, ils risquent ne pas faire confiance à la capacité de stockage et de récupération de documents de leur organisation, qu'ils considèreraient comme désorganisée et inefficace. Ce qui explique en partie pourquoi ils utilisent leurs propres périphériques.
Cette absence de processus clair n'affecte pas uniquement les employés : elle a également un impact direct sur la rentabilité et la productivité. Nous consacrons, à l'heure actuelle, en moyenne 25 minutes par jour à localiser des documents enregistrés un peu partout. Un chiffre alarmant si l'on considère la valeur qu'il représente.
Les directeurs des systèmes d’information doivent donc monter au créneau afin de regagner la confiance de leurs employés. Ils doivent clairement prendre leurs responsabilités et concevoir, puis mettre en application, des protocoles applicables à l'ensemble de la société, qui amélioreront la productivité et, à terme, restaureront la confiance dans les systèmes de la société. Une fois que de tels processus auront été créés, vous serez surpris de tout ce qui pourra être réalisé au cours de ces 25 minutes supplémentaires.
