Du papier au progrès : l'impact stratégique d'une gestion plus intelligente de l'information au sein du service RH

Mais face à une telle dynamique, pourquoi les méthodes de travail des RH n'ont-elles pas progressé au même rythme ? Autrement dit, pourquoi tant d'employés des ressources humaines se retrouvent-ils encore à photocopier des contrats et à saisir manuellement des données dans des feuilles de calcul comme si nous étions en 2005 ?

Même si les changements généralisés des politiques de recrutement et des méthodes de travail dans de nombreuses entreprises placent les RH sur le devant de la scène et accélèrent leur évolution d'une fonction tactique vers une priorité stratégique, de nombreux services RH continuent d'être pénalisés par des processus manuels, des flux de travail lents et des systèmes fragmentés.

Malgré les progrès de la technologie au travail, 48 % des professionnels des ressources humaines estiment que leur propre gestion de l'information est médiocre ou mauvaise¹. Nombre d'entre eux s'appuient encore sur des processus papier, des chaînes de longs échanges d'e-mails et des feuilles de calcul pour suivre les dossiers des employés, la conformité et les évaluations des performances. Cette inefficacité fait perdre du temps, augmente les risques et limite la capacité des RH à apporter une valeur stratégique.

Pour que les équipes RH apportent la meilleure valeur ajoutée aux entreprises modernes, il est nécessaire de délaisser l'exécution réactive des tâches au profit de l'anticipation des besoins de l'entreprise. Pour ce faire, les équipes RH ont besoin d'outils leur permettant d'effectuer leurs tâches administratives de manière plus efficace et avec moins de contrôle afin d'être plus à même de conduire le changement au sein de leur organisation.

Lorsque les processus RH ne fonctionnent pas, c'est l'ensemble de l'organisation qui en subit les conséquences.

Une mauvaise expérience d'intégration, par exemple, peut laisser une impression durable. Les conséquences peuvent être graves : un employé sur quatre se sent délaissé au cours des trois premiers mois suivant son recrutement². Des systèmes médiocres présentent également des risques potentiels en matière de conformité, 31 % des organisations admettant que la sécurité de leurs données RH est inadéquate³. Ces inefficacités augmentent le taux de renouvellement du personnel, créent des risques en matière de gouvernance et empêchent les RH de poursuivre leurs priorités stratégiques.

Les équipes RH consacrent en moyenne cinq heures ou plus par semaine à des tâches administratives⁴ et pour les organisations de plus grande taille, ce chiffre grimpe en flèche. En l'absence de systèmes numériques efficaces, les professionnels des RH passent plus de temps à rechercher des approbations, à suivre manuellement la conformité et à compiler des rapports qu'à se concentrer sur la stratégie des talents.

Les services RH traitent des informations sensibles sur les employés, mais nombre d'entre eux s'appuient encore sur des feuilles de calcul déconnectées, des dossiers papier ou des systèmes obsolètes. Les amendes liées au RGPD dépasseront à elles seules 2,1 milliards d'euros dans l'ensemble de l'UE en 2023⁵. Sans un suivi sécurisé et automatisé de la conformité dans les ressources humaines, les organisations s'exposent à un risque juridique accru.

Les équipes RH détiennent des données précieuses sur les effectifs, mais manquent souvent d'outils pour les analyser et les exploiter. Alors que les responsables des ressources humaines cherchent à adopter une position plus stratégique par rapport aux équipes de direction, l'accès à des informations en temps réel sur les tendances des employés, les lacunes en matière de compétences et les risques liés à la rétention sera crucial pour faire évoluer la prise de décision vers une approche proactive plutôt que réactive⁶.

Les organisations de premier plan s'orientent vers des processus RH automatisés et numériques qui réduisent le temps de gestion, améliorent la sécurité et permettent d'obtenir des informations fondées sur des données. Ceci leur apporte des avantages qui vont bien au-delà de la gestion traditionnelle des ressources humaines.

Les équipes RH qui utilisent l'automatisation réduisent considérablement leur charge de travail administratif. Canon Italie, par exemple, a mis en place un système numérique de gestion des dossiers RH en interne, ce qui a permis de réduire de 15 % le temps consacré aux tâches administratives tout en améliorant le suivi de la conformité⁷. Des fonctionnalités telles que les portails RH en libre-service permettent aux employés d'accéder aux politiques, de demander des congés et de mettre à jour les dossiers sans intervention manuelle des RH, réduisant ainsi les demandes jusqu'à 50 %⁸.

Le suivi automatisé des documents, la surveillance de la conformité et l'accès sécurisé aux informations RH en fonction des rôles réduisent considérablement les risques de conformité et de sécurité. Des progrès notables ont été accomplis dans ce domaine, puisque plus de 53 % des responsables informatiques ont déjà mis en œuvre des mesures de sécurité automatisées pour les dossiers RH afin d'empêcher tout accès non autorisé⁹.

Les équipes RH utilisent diverses méthodes pour suivre les données essentielles relatives au personnel, telles que les tendances en matière de renouvellement du personnel et d'engagement. Bon nombre de ces méthodes impliquent que les collaborateurs des ressources humaines examinent manuellement des informations provenant de différentes sources et établissent des rapports de situation. Des tableaux de bord en temps réel permettent d'accéder instantanément à ces données, tout en débloquant des analyses prédictives pour aider les responsables des ressources humaines à anticiper les besoins de recrutement, à identifier les risques d'attrition et à planifier les futures lacunes en matière de compétences¹⁰.

Avant tout, les ressources humaines sont une affaire de personnes, pas de processus. Une approche numérique améliore l'intégration, le suivi des performances et l'accessibilité des services RH, offrant aux employés l'expérience numérique transparente qu'ils attendent. L'étude Canon montre que les entreprises qui modernisent leurs systèmes RH voient la satisfaction de leurs employés augmenter de 25 %¹¹.

Pour de nombreuses équipes RH, la numérisation de la gestion de l'information peut se révéler insurmontable. La bonne nouvelle, c'est que la transformation ne doit pas nécessairement être laborieuse ou se produire du jour au lendemain. Une approche structurée et progressive permet d'obtenir des résultats rapides tout en jetant les bases d'une numérisation à long terme.

1. Évaluer les inefficacités actuelles : identifiez les goulots d'étranglement dans les flux de travail RH et le suivi de la conformité.
2. Sélectionner un système d'informations RH (SIRH) intégré : veillez à ce qu'il comporte des fonctionnalités d'automatisation, d'analyse et de contrôles d'accès sécurisé.
3. Numériser et centraliser les dossiers des employés : passez du stockage papier au stockage numérique pour un accès plus rapide et une sécurité renforcée.
4. Automatiser les flux de travail RH clés : commencez par des domaines tels que l'intégration, le suivi de la conformité et la gestion des performances pour obtenir des résultats rapides.
5. Renforcer la conformité et la sécurité : mettez en œuvre des règles automatisées de conservation des documents, des journaux d'audit et un accès basé sur les rôles.
6. Soutenir l'adoption grâce à la formation et à la gestion du changement : assurez-vous que les équipes RH et les employés sont à l'aise avec l'utilisation des nouveaux systèmes.

Les responsables RH ont une occasion unique de redéfinir leur rôle dans l'entreprise. Ils ne sont plus considérés comme des administrateurs, mais deviennent des facilitateurs stratégiques, des planificateurs de main-d'œuvre et des décideurs clés. Mais pour ce faire, ils ont besoin d'outils numériques modernes qui leur permettent de se concentrer sur les personnes et non sur les tâches administratives.

Le passage à une gestion intelligente de l'information n'est pas seulement une question d'efficacité, il s'agit d'un changement fondamental dans le mode de fonctionnement des ressources humaines. Ceux qui se modernisent améliorent l'expérience des employés, renforcent la conformité et obtiennent les informations nécessaires à la réussite de l'entreprise.

La question n'est plus de savoir si la fonction RH doit être numérisée, mais à quelle vitesse votre organisation peut évoluer.