Les trois goulots d'étranglement dissimulés au sein de vos opérations (et comment les résoudre)

Les responsables des opérations ont investi des sommes considérables dans les plateformes de planification des ressources de l'entreprise (ERP), l'automatisation des flux de travail et les outils basés sur le cloud, mais beaucoup remarquent encore des inefficacités, des risques liés à la conformité et des processus fragmentés qui ralentissent leur activité.

Car aujourd'hui, le défi auquel sont confrontées les équipes opérationnelles n'est plus de numériser les flux de travail, mais de les intégrer dans l'ensemble de l'entreprise afin d'améliorer l'efficacité, de renforcer la conformité et d'accroître l'agilité de l'entreprise.

De toute évidence, la technologie seule ne garantit pas l'efficacité. De nombreux flux de travail restent au moins partiellement manuels, avec des données piégées dans des silos, des approbations à la traîne et un suivi de la conformité nécessitant une surveillance humaine. Sans surprise, 69 % des responsables des opérations et de la chaîne logistique déclarent que leurs investissements technologiques n'ont pas atteint les résultats escomptés¹, selon une étude de PWC.

En se concentrant sur des défis souvent négligés liés aux processus manuels, à savoir les systèmes déconnectés et le manque de visibilité sur la conformité, les responsables des opérations peuvent débloquer les goulots d'étranglement de l'information et réaliser le plein potentiel de leurs investissements numériques.

Si la plupart des processus papier ont disparu, les inefficacités persistent dans les flux de travail semi-automatisés, les systèmes déconnectés et les angles morts en matière de conformité. Pour relever ces défis, il ne faut pas nécessairement plus de technologie, mais une approche plus intelligente et plus connectée de la gestion de l'information.

Bien que nous vivions dans des environnements modernes et numérisés, de nombreuses personnes se retrouvent encore à travailler sur des flux de travail critiques de manière de plus en plus obsolète. Les processus tels que l'approbation des factures, les rapports de conformité et la gestion des centres de courrier impliquent souvent une saisie manuelle inutile des données, de longs échanges d'e-mails et des feuilles de calcul déconnectées.

La gestion de la comptabilité fournisseurs est un excellent exemple. De nombreuses équipes de gestion de la comptabilité fournisseurs s'appuient encore sur l'approbation des factures par e-mail et la saisie manuelle des données, ce qui entraîne de nombreux retards et des erreurs coûteuses. À l'inverse, l'automatisation de la saisie, de la validation et de l'approbation des factures accélère les flux de trésorerie, améliore la précision et permet aux équipes financières de se consacrer à des tâches plus stratégiques.

Les systèmes déconnectés ou cloisonnés ralentissent considérablement les opérations. Lorsque les systèmes ne s'intègrent pas harmonieusement, les employés doivent transférer manuellement les données entre les plateformes d'ERP, de gestion de la relation client (CRM), de finance et de gestion des documents. Cela entraîne des erreurs, des goulots d'étranglement et encore plus de pertes de temps.

Le processus de gestion des contrats est un cas classique. De nombreuses entreprises s'appuient encore sur les e-mails et les feuilles de calcul pour gérer leurs contrats, ce qui rend difficile toute forme de suivi des approbations, de contrôle des versions et d'application de la conformité. L'automatisation de ces flux de travail contractuels, de la rédaction à l'approbation en passant par l'exécution, offre une visibilité complète du processus, des délais d'exécution plus rapides et un suivi continu de la conformité.

Les exigences réglementaires sont de plus en plus fortes, mais de nombreuses organisations manquent de visibilité sur les risques potentiels en matière de sécurité des documents, de gouvernance de l'information et de conformité réglementaire globale. Par exemple, 53 % des entreprises ne disposent pas de droits d'accès automatisés aux documents², ce qui accroît considérablement leur exposition aux amendes réglementaires et aux retombées négatives en matière de relations publiques.

Pour relever ces défis, une solution simple consiste à mettre en place un centre de courrier numérique, qui permet de rationaliser la conformité en recueillant et en acheminant automatiquement les documents entrants, qu'ils prennent la forme d'e-mails, de documents numérisés ou de formulaires numériques. Un centre de courrier numérique garantit que tout document d'entreprise parvient instantanément à la bonne personne ou à la bonne équipe, sans risque que des informations sensibles ne tombent entre de mauvaises mains.

L'amélioration de la gestion de l'information apporte de nombreux avantages à votre organisation, en améliorant la résilience, l'agilité et la rentabilité dans l'ensemble de l'entreprise. Toutefois, comme nous l'avons expliqué dans la dernière section, même les entreprises qui ont opté pour des processus et des flux de travail numériques sont souvent confrontées à une automatisation incomplète, à des silos de données et à des lacunes en matière de sécurité, qui entravent la prise de décision. Comment les équipes opérationnelles peuvent-elles exploiter les possibilités offertes par leurs investissements numériques ?

La réduction des interventions manuelles dans les flux de travail clés peut améliorer considérablement l'efficacité des processus opérationnels de base. Selon une étude Canon³, une automatisation efficace peut réduire les temps de traitement jusqu'à 50 %, un temps que les équipes peuvent consacrer à des améliorations stratégiques plutôt qu'à des tâches répétitives.

La connexion des flux d'information entre les systèmes d'entreprise tels que les ERP, les CRM et la gestion documentaire élimine les obstacles potentiels et permet de prendre des décisions plus rapides et fondées sur des données. Les entreprises qui mettent en œuvre l'automatisation de bout en bout ont 75 % de chances supplémentaires d'acquérir un avantage concurrentiel par rapport à leurs homologues qui n'y ont pas recours⁴.

La conformité est un autre domaine dans lequel une gestion plus intelligente de l'information joue un rôle essentiel. Seuls 51 % des équipes informatiques déclarent que les politiques de conservation des documents sont entièrement automatisées⁵, ce qui, bien entendu, non seulement accroît le risque de violation des règles de conformité, mais crée une énorme quantité de travail pour les équipes qui gèrent ce processus manuellement. En introduisant la gouvernance de l'information à l'échelle de l'entreprise, celle-ci renforce instantanément la sécurité des documents, rationalise la conformité et réduit les risques juridiques auxquels elle peut être exposée.

Le résultat ? Des études montrent que les entreprises qui optimisent les flux de travail de l'information peuvent réduire leurs coûts d'exploitation⁶ jusqu'à 30 %. En optimisant simplement le temps de traitement des documents, en éliminant les transferts manuels et en automatisant les contrôles de conformité, chaque entreprise peut réduire ses coûts tout en améliorant sa productivité.

Si l'optimisation numérique peut sembler intimidante, il ne s'agit en réalité que d'une série d'étapes simples :

1. Évaluez les flux de travail actuels pour identifier les goulots d'étranglement et les interventions manuelles qui ralentissent les opérations.
2. Éliminez les silos en intégrant les informations dans les systèmes ERP, CRM et de conformité.
3. Automatisez les processus à fort impact tels que l'approbation des factures, la gestion des contrats et l'acheminement instantané des documents via un centre de courrier numérique.
4. Améliorez la sécurité et la conformité en mettant en œuvre des stratégies automatisées de rétention, des contrôles d'accès et des initiatives de gouvernance à l'échelle de l'entreprise.
5. Collaborez avec des experts qui comprennent comment intégrer efficacement des solutions de gestion de l'information.

La prochaine étape de la transformation numérique des opérations ne consiste pas à adopter encore plus de technologies. Non, il s'agit de rendre la technologie plus intelligente. Les entreprises qui parviendront à combler le fossé de l'efficacité en automatisant, en intégrant intelligemment leurs systèmes et en veillant à ce que les données circulent de manière transparente dans l'ensemble de l'entreprise bénéficieront d'un avantage décisif en matière de rapidité, de réduction des coûts et de résilience opérationnelle.

La clé est d'identifier les possibilités d'automatiser les flux de travail clés, de connecter des systèmes informatiques disparates dans l'ensemble de l'entreprise et de réduire la dépendance à l'égard de la conformité manuelle. Ce n'est qu'à ce moment-là que les entreprises comprendront le but de la transformation numérique et commenceront à en exploiter tout le potentiel.

Une gestion efficace de l'information n'est pas seulement une grande ambition, c'est un atout stratégique auquel chaque organisation doit prêter attention. Cela a un impact mesurable sur l'activité de l'entreprise. Et avec les solutions appropriées, telles que les centres de courrier numériques, la gestion des contrats et l'automatisation de la comptabilité fournisseurs, les organisations peuvent enfin commencer à dépasser les flux de travail fragmentés pour construire le modèle opérationnel de l'avenir.