Notre façon de travailler connaît une mutation rapide. Les entreprises qui, jusqu'à récemment, étaient entièrement basées dans des bureaux explorent de plus en plus d'options pour leur personnel.

D'après nos conversations avec nos clients, nous avons défini quatre types courants d'espace de travail que les entreprises en Europe utilisent, souvent en configuration « hybride » : les types « hub d'entreprise » (bureau central ou filiale), « hub communautaire » (par exemple, un espace de travail partagé), « hub à domicile » (c'est-à-dire le travail à la maison) et « hub mobile » (pour le travail pendant les déplacements).

Mais il n'est pas toujours simple de s'adapter au travail hybride. Lorsque des équipes travaillent depuis différents sites, les entreprises doivent impérativement s'appuyer sur un plan d'action fiable pour que leurs opérations commerciales restent sécurisées et efficaces.

Dans l'article ci-dessous, nous vous présentons cinq conseils pour aider les entreprises à réussir leur transition vers le travail hybride, et ce dès le début.

Les plateformes basées sur le Cloud fournissent un environnement unifié pour permettre aux équipes de travailler en collaboration et de partager des informations, où qu'elles se trouvent. En déplaçant les charges de travail, les plateformes et l'infrastructure vers le Cloud, vous pouvez commencer à découpler votre personnel de n'importe quel espace de travail spécifique. Si vous n'avez aucune infrastructure sur site à gérer et à entretenir, votre entreprise peut théoriquement fonctionner de manière purement virtuelle.

Une fois que votre entreprise a adopté les technologies Cloud, vous pouvez également tirer parti d'applications conçues pour faciliter le travail hybride des équipes. Par exemple, pour travailler efficacement, les employés doivent pouvoir accéder aux documents qu'ils utilisent quotidiennement et interagir avec eux. C'est pourquoi nous avons créé des services comme Collaboration dans l'espace de travail Cloud – Automatisation des processus, qui permet aux entreprises d'accéder à tous leurs flux de documents et de les gérer via le Cloud. Ainsi, les équipes peuvent continuer à travailler comme d'habitude, où qu'elles se trouvent.

Que vous soyez déjà quasiment prêts pour le Cloud ou que vous n'ayez pas encore entamé cette transition, nous pouvons toujours vous aider à optimiser vos espaces de travail hybrides. Parce que les solutions fournies par Canon dépendent de vos besoins, aussi bien sur site que via le Cloud ou un mélange des deux.

Avez-vous réfléchi à la manière dont vos flux de travail s'adapteront à un modèle de travail hybride ? Commencez par les esquisser. Actuellement, à quel moment dépendent-ils d'étapes en face à face ou spécifiques à un lieu ? Pour que vos flux de travail soient efficaces avec un modèle hybride, ils doivent s'enchaîner avec fluidité, indépendamment de l'endroit où se trouvent vos employés. Ces étapes doivent donc être inscrites dans un processus numérique soutenu par une technologie de flux de travail.

La planification et la mise en œuvre de cette technologie de flux de travail numérique peuvent être complexes et coûteuses, ce qui complique la phase d'adaptation au travail hybride, en particulier pour les petites entreprises au budget serré. Mais avec notre service Collaboration dans le Cloud – Automatisation des processus, nous utilisons notre expertise pour préconfigurer les flux de travail d'entreprise les plus fréquents, du traitement des factures à la gestion de contrats, tous accessibles directement depuis le matériel Canon. Cela signifie que les étapes d'un flux de travail de documents numériques (par exemple, des politiques d'approbation, de partage et de conservation) sont préconfigurées, vous permettant ainsi d'économiser du temps et de l'argent lors de la configuration de vos espaces de travail hybrides.

Demander à des employés de travailler hors des murs de l'entreprise créera naturellement de nouvelles failles de sécurité, en particulier lorsque des informations sont partagées au sein de l'entreprise et en dehors de l'entreprise. Il est important d'identifier vos ressources d'information les plus précieuses, puis de se demander, par exemple, comment les équipes interagiront avec elles lorsque vous travaillerez à partir d'autres sites, ou quelles mesures de sécurité seront mises en place pour empêcher toute violation accidentelle ou malveillante de ces informations. En tant qu'entreprise, il est important de mettre en place des règles de meilleures pratiques solides pour empêcher les employés d'introduire des vulnérabilités. Mais vous avez également besoin d'une technologie qui offre une sécurité intrinsèque pour protéger vos employés lorsqu'ils travaillent au quotidien. C'est pourquoi il est essentiel d'être attentif et de passer en revue la sécurité fournie par les solutions que vous envisagez d'utiliser pour le travail hybride.

La sécurité a été notre grande priorité lorsque nous avons développé notre service Collaboration dans l'espace de travail Cloud – Automatisation des processus. Le service de gestion d'information de bout en bout ne se contente pas d'améliorer l'expérience des employés en matière de travail hybride, il intègre également des mesures de sécurité à chaque étape du cycle de vie d'un document. Par exemple, les stratégies d'accès aux documents sont automatiquement appliquées au moment de la numérisation d'un document, tandis que les informations stockées dans le référentiel de documents central sont protégées en toute sécurité par Microsoft Azure.

En outre, nos solutions et services de gestion documentaire fonctionnent en tandem avec notre matériel pour fournir à votre entreprise une protection fiable. Nos appareils sont conçus pour être sécurisés et offrir une large gamme de fonctionnalités et de capacités pour protéger vos documents, du logiciel intégré McAfee Embedded Control à l'authentification des utilisateurs.

Pour mettre en place un modèle de travail hybride réussi, le secret de est de visualiser tous les sites de travail de manière globale. Les espaces de travail ne sont pas tous isolés les uns des autres comme des îlots. Les équipes doivent continuer à travailler ensemble de manière fluide pour couvrir les distances. Il ne suffit donc pas de trouver la technologie qui convient à chaque site, il faut trouver la technologie qui fonctionne pour que tous les sites puissent travailler ensemble. Demandez-vous si vous avez testé les technologies que vous prévoyez d'utiliser. Sont-elles conçues pour s'intégrer facilement, ou auront-elles besoin d'une intervention informatique continue pour continuer à coopérer ? L'intégration de solutions est l'un des problèmes les plus complexes auxquels les équipes informatiques peuvent être confrontées. Il s'agit donc d'un élément important à prendre en compte.

Chez Canon, nous concevons tous nos matériels et solutions pour qu'ils fonctionnent ensemble, ce qui facilite la gestion des espaces de travail hybrides pour les services informatiques. Nos solutions de gestion des documents et informations fonctionnent en tandem avec nos appareils pour faciliter l'intégration et vous permettre d'augmenter ou d'ajuster vos capacités en fonction de l'évolution de vos besoins.

La pression est forte pour continuer à s'adapter à l'évolution des méthodes de travail, mais la rapidité ne devrait pas être accrue au détriment d'une bonne planification. Il est parfois difficile d'essayer de remanier le fonctionnement de votre entreprise pour la rendre sécurisée, collaborative et efficace lorsque vos équipes sont dispersées. Plutôt que d'essayer de vous débrouiller seul, associez-vous à Canon qui vous proposera un partenariat expérimenté pour vous aider tout au long de votre parcours, que ce soit lors de votre transition vers le travail hybride ou pendant votre optimisation continue, en créant un modèle conçu pour offrir un travail hybride, durable et basé sur les meilleures pratiques.